10 советов, как сделать деловые встречи более продуктивными

Встречи требуются на ежедневной основе от любой компании или организации. Во время принятия решений они являются лучшим вариантом для начальников и подчиненных координировать действия и делать практические выводы, гарантирующие ожидаемые результаты.

Но со временем встреча может стать контрпродуктивной, поскольку она отходит от центральной темы обсуждения и вращается вокруг случайных тем, которые не имеют ничего общего с решением проблем. Чтобы этого не произошло, необходимы некоторые установки. Ознакомьтесь с десятью советами по повышению эффективности ваших рабочих встреч.

1? График времени (и стараться их уважать)

При вызове собрания установите время начала и время окончания. Это позволяет заинтересованным сторонам правильно планировать и предотвращает расширение собрания за пределы того, что необходимо. Чтобы установить время, примите во внимание тему, которую нужно обсудить, и количество приглашенных. Наконец, уважайте это время.


2? Избегайте ненужных встреч

Если в проблеме участвует не один человек, а вы, вам не нужно назначать встречу для ее решения. Сядьте вместе с другими вовлеченными и быстро обсудите вовлеченные факторы. Запланируйте встречу только тогда, когда необходимо согласовать идеи или разработать решения по определенной теме.

3? Отправьте повестку дня участникам заранее

Подготовьте список тем для обсуждения во время встречи и направьте его участникам. Это позволяет им подготовиться и сократить время обсуждения, поскольку каждый из них примет свои собственные ранее продуманные идеи. Старайтесь не выходить из повестки дня, чтобы не продлевать время.

4 Действуй как настоящий лидер

Чтобы держать вещи под контролем, вам нужно иметь постоянный пульс. Вы не должны быть авторитарными, но не позволяйте людям отвлекаться или уходить от основной проблемы. Кроме этого, позвольте идеям работать свободно, чтобы каждый мог получить максимальную пользу от обсуждения.


5? Отслеживать

В зависимости от рассматриваемой темы люди могут испытывать чувство радости или разочарования. Тем не менее, вы должны сохранять спокойствие, чтобы успокоить свое настроение или контролировать возможную напряженность. Постарайтесь понять точки зрения друг друга, чтобы сохранить гармонию.

6 Управлять временем

Чтобы каждый мог высказаться, не позволяйте монополизировать время только одному человеку. Установите предел для каждого человека, чтобы высказать свое мнение, а затем мягко намекните, что пришло время позволить другим людям говорить об этом.

7 Будьте готовы

Вы также должны быть готовы к встрече. Перед этим просмотрите повестку дня и запишите свои основные идеи по этому поводу. Отправляйтесь на встречу с идеями или решениями, предварительно оцененными и готовыми их защитить.


8 Научиться слушать

Даже если вы вошли в зал заседаний, полностью убежденные в том, что ваши идеи лучше всего подходят для решения проблем или достижения результатов, дайте возможность высказаться другим участникам. Когда созывается собрание, все мнения выслушиваются, и поэтому можно достичь общего знаменателя: если вы хотите принять решение самостоятельно, вам не нужно встречаться с другими людьми.

9 Используйте визуальные эффекты

Четко изложите свои идеи, используя слайды и другие наглядные пособия, чтобы другие участники могли лучше их увидеть, особенно при работе с данными или числами. Только речь может стать утомительной и отвлекать вовлеченных.

10? Просмотрите, о чем говорили

В конце обсуждений рассмотрите с другими, что обсуждалось и какие решения были приняты. Затем отправьте им эту информацию по электронной почте. Это позволит вам лучше увидеть результаты встречи.

15 Удивительных Приложений, Которые Улучшат Вашу Продуктивность (MARCH 2024)


  • Карьера и финансы
  • 1,230